Poniższy wykaz potrzebnych dokumentów i informacji stanowi jedynie wskazanie najczęściej wymaganych dokumentów w standardowych sytuacjach. W zależności od konkretnego stanu faktycznego mogą być potrzebne także inne dokumenty. Dlatego w celu ustalenia niezbędnych dokumentów do czynności notarialnej prosimy o kontakt z notariuszem.
1. Sprzedaż lub darowizna działki:
- odpis zwykły z księgi wieczystej,
- podstawa nabycia, czyli jeden z wymienionych dokumentów, to jest wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny lub prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia, w przypadku spadkobrania łącznie z zaświadczeniem urzędu skarbowego o wywiązaniu się spadkobierców z obowiązku podatkowego,
- dane osobowe kupujących i sprzedających, obdarowanych (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, adres zameldowania),
- dodatkowo, w przypadku firm – aktualny odpis z KRS lub wpis do ewidencji działalności gospodarczej, REGON, NIP,
- wartość rynkowa działki (cena sprzedaży),
- warunki i data wydania działki,
- nr konta bankowego,
- wypis z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego o przeznaczeniu gruntu lub zaświadczenie o jego braku lub też decyzja o warunkach zabudowy wraz z informacją o tym, czy nieruchomość położona jest w strefie rewitalizacji (bądź informacją, że Gmina nie podjęła uchwały o utworzeniu takiej strefy)
- zaświadczenie ze Starostwa Powiatowego – potwierdzające, że nieruchomość jest lub nie jest objęta uproszczonym planem urządzenia lasu i że jest lub nie jest objęta decyzją starosty (o której mowa w art. 19 ust. 3 ustawy o lasach) określającą zadania z zakresu gospodarki leśnej,
- wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej, gdy będzie wydzielana działka do nowej księgi wieczystej,
ostateczna decyzja zatwierdzająca podział nieruchomości, gdy następuje podział,
2. Sprzedaż lub darowizna lokalu z księgą wieczystą
- odpis zwykły z księgi wieczystej,
- podstawa nabycia, czyli jeden z wymienionych dokumentów, to jest wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny lub umowy ustanowienia odrębnej własności lokalu lub prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia, w przypadku spadkobrania łącznie z zaświadczeniem urzędu skarbowego o wywiązaniu się spadkobierców z obowiązku podatkowego,
- dane osobowe kupujących i sprzedających, obdarowanych (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, adres zameldowania),
dodatkowo, w przypadku firm – aktualny odpis z KRS lub wpis do ewidencji działalności gospodarczej, REGON, NIP, - wartość rynkowa lokalu,
- warunki i data wydania lokalu,
- nr konta bankowego,
- zaświadczenie, że w lokalu nikt nie jest zameldowany,
- zaświadczenie, że nie ma zadłużenia w płatności opłat eksploatacyjnych,
3. Sprzedaż spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu
- zaświadczenie ze spółdzielni o przysługującym prawie do lokalu,
- podstawa nabycia, czyli jeden z wymienionych dokumentów, to jest przydział lub wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny lub umowa o przekształcenie spółdzielczego, lokatorskiego prawa w spółdzielcze, własnościowe prawo do lokalu lub prawomocne postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia, w przypadku spadkobrania łącznie z zaświadczeniem urzędu skarbowego o wywiązaniu się spadkobierców z obowiązku podatkowego,
- odpis zwykły z księgi wieczystej, jeżeli została ona założona,
- dane osobowe kupujących i sprzedających (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, adres zameldowania),
- dodatkowo, w przypadku firm – aktualny odpis z KRS lub wpis do ewidencji działalności gospodarczej, REGON, NIP,
- wartość rynkowa lokalu (cena sprzedaży),
- warunki i data wydania lokalu,
- nr konta bankowego,
- zaświadczenie, że w lokalu nikt nie jest zameldowany,
- zaświadczenie, że nie ma zadłużenia w płatności opłat eksploatacyjnych.
4. Testament
- dane osobowe sporządzającego testament (imiona, nazwisko, imiona rodziców, nr dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, adres zameldowania, data urodzenia),
- dane osoby powoływanej do spadku (imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, adres zameldowania, data urodzenia),
- w przypadku testamentu z zapisem – opis przedmiotu zapisu.
5. Pełnomocnictwo do sprzedaży nieruchomości
- dane osobowe mocodawcy (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, adres zameldowania),
- dane osobowe pełnomocnika (imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, adres zameldowania),
- opis nieruchomości, najlepiej – zwykły odpis z księgi wieczystej.
6. Akt poświadczenia dziedziczenia
- akt zgonu spadkodawcy,
- testament spadkodawcy, jeżeli został sporządzony,
- akt stanu cywilnego spadkobierców: akty urodzenia lub akty małżeństwa (kobiety zamężne),
- nr PESEL zmarłego.
7. Umowa majątkowa małżeńska (np. intercyza)
- odpis skrócony aktu małżeństwa,
- dane osobowe małżonków (imiona, nazwisko, imiona rodziców, nr dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, adres zameldowania).
8. Przydatne informacje
Zaświadczenie urzędu skarbowego o wywiązaniu się spadkobierców z obowiązku podatkowego jest wymagane, jeżeli sprzedający nabył przedmiot umowy w drodze dziedziczenia, zapisu, dalszego zapisu, polecenia testamentowego, darowizny, polecenia darczyńcy, zasiedzenia, nieodpłatnego zniesienia współwłasności, zachowku, jeżeli uprawniony nie uzyskał go w postaci uczynionej przez spadkodawcę darowizny lub w drodze dziedziczenia albo w postaci zapisu nieodpłatnej renty, użytkowania oraz służebności dokonanej po 1 stycznia 2007 roku; przy czym zaświadczenie z urzędu skarbowego, odnośnie nabycia w drodze dziedziczenia, zawsze jest wymagane.
Jeżeli notariusz po wglądzie do księgi wieczystej stwierdzi, że nabycie nastąpiło na podstawie dziedziczenia, wówczas zażąda takiego zaświadczenia. Jeżeli zbywca zgubi lub nie znajdzie w posiadanych dokumentach odpisu postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku, to przed udaniem się do urzędu skarbowego będzie musiał zamówić taki odpis w sądzie cywilnym, gdzie toczyła się sprawa o stwierdzenie nabycia spadku. Zaświadczenie z urzędu skarbowego jest potrzebne niezależnie od tego, czy osoba dziedzicząca czy obdarowana jest zwolniona od podatku lub nastąpiło przedawnienie.
Dla strony kupującej korzystniejsza jest sytuacja, w której zbywca wymelduje się z lokalu przed zawarciem aktu – umowy sprzedaży. Jeżeli bowiem tego nie zrobi, to nowy właściciel może być zmuszony do przeprowadzenia procedury administracyjnej związanej z wymeldowaniem osób, które opuściły lokal, a się nie wymeldowały, a procedura ta jest dość długotrwała. Z samych względów formalnych wymeldowanie nie jest jednak konieczne do zawarcia umowy. Jeśli nabywcy wyrażają zgodę na późniejsze wymeldowanie, to nie ma przeszkód, aby taki zapis znalazł się w akcie. Podobna sytuacja dotyczy rozliczenia kosztów eksploatacyjnych – jest to kwestia umowy między stronami aktu notarialnego.
